Organiser une manifestation…

Comment puis-je organiser une manifestation ?

Vous souhaitez organiser une manifestation dans le cadre de l’association Biodiva ? Tout d’abord merci de votre participation. Voici les étapes nécessaires.

1. Proposer votre idée

Merci de remplir le formulaire ci-dessous pour nous faire part de votre proposition. Nous étudierons le sujet et nous vous répondrons dans les plus brefs délais.

Votre nom de famille *

* = élément requis

Votre prénom *

Votre numéro de téléphone *

Votre email *

Le type de manifestation *

Le lieu de la manifestation *

Éventuellement les coordonnées GPS ou GoogleMap du lieu

Votre proposition pour la manifestation *

Un éventuel document complémentaire

2. Réunir un groupe de personnes organisatrices

Une fois votre proposition acceptée, vous prenez en charge sa concrétisation. Cela signifie que vous êtes la personne référente et responsable de cette manifestation, mais il vous est bien sur possible et recommandé de déléguer certaines tâche à une équipe.

Réunion d’organisation pour la manifestation

Biodiva propose à ses adhérents de participer aux réunions de préparation des manifestations auxquelles ils/elles souhaitent participer.

En temps que responsable de la manifestation, vous prenez en charge :

  • l’organisation de la réunion : trouver un lieu, rédaction de l’ordre du jour, contacter les personnes ;
  • l’animation de la réunion : accueil des participants, etc. ;
  • la rédaction du compte rendu : celui-ci pourra être publié sur le site au besoin, et

Nous vous assisterons pour publier l’annonce de la réunion et les documents sur le site, et par mailing.

3. Mettre en œuvre la manifestation

Une fois la manifestation planifiée, il reste à la faire connaître et à la réaliser. Vous êtes alors en charge de :

  • la rédaction d’un texte de présentation : titre, date, lieu, participation aux frais, description du programme, contact ;
  • la réservation et la préparation du lieu de la manifestation ;
  • l’accueil des participants, l’inscription des participants sur une fiche de présence, (très important pour pouvoir garder contact et transmettre des informations complémentaires), la gestion des adhésions (en coordination avec membre du CA) ;
  • la rédaction du compte-rendu de la manifestation, éventuellement un communiqué de presse avec des photos, et la transmission de la fiche de présence pour mettre à jour la base de données adhérents.

Nous vous assisterons pour publier l’annonce de la manifestation dans l’agenda et par mailing, ainsi que pour la publication du compte-rendu, des photos et des documents sur le site. Nous fournirons également le kit “accueil” comprenant entre autre des fiches d’inscription ainsi que le panneau de présentation de l’Association.

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